דמיינו שאתם מזגן. אפקטיבי.

הנטייה המולדת שקיבלתי מהבית היא לצעוק "תסגרו את החלונות כדי שהקור לא יברח!" בכל פעם שמפעילים את המזגן. לא יודעת אם שמתם לב אבל קצת חם כרגע בלבנט, במיוחד עם מסכה. כדי שהמזגן יהיה אפקטיבי ויביא אותנו לתוצאה הרצויה (כלומר מידת הטמפרטורה של ערבות סיביר ערב חג המולד) אנחנו צריכים לעזור למכונה המופלאה הזו לעשות את העבודה שלה ולא לבזבז אנרגיה לשווא. לכן, כשאומרים לי "אפקטיביות" אני ישר חושבת על המזגן המסכן שלי שעובד יותר מדי קשה באוגוסט.

מזגן אהוב עובד ואפקטיבי

ומה איתכם? הגעתם לסוף יום העבודה ממוטטים ומסומרטטים, כל היום התרוצצתם. הייתם בשלוש פגישות זום אחת אחרי השנייה, עניתם למיליון מיילים, עברתם מפרוייקט לפרוייקט וכיביתם שריפות בוירטואוזיות. הייתם אפקטיביים בעבודה היום כמו המזגן שלי? לא. כלומר - תלוי.

אפקטיבי, לפי המילון, זה "להביא לתוצאה הרצויה". כדי לדעת איך להיות אפקטיביים בעבודה שלנו, צריך קודם לדעת פרט שולי וקטן - מה אני בכלל רוצה להשיג היום? מה התוצאה הרצויה?

אם התוצאה הרצויה היתה להתקדם עם המסמך שהבוסית ביקשה כדי שהיא תרד לכם מהגב במקום זה התעסקתם בלענות לכל המיילים ששלחו לכם ב5 שנים האחרונות, אז לא, לא הייתם אפקטיביים היום.

אם יש לכם מצגת או ישיבה להתכונן אליהם בעבודה והתעסקתם בלסדר את השולחן שיראה יפה ומסודר, אז לא, לא הייתם אפקטיביים היום. נכון, הייתם פעילים ואולי אפילו יעילים (אולי. לא מוכנה להתחייב על זה. תפסיקו לנסות לדוג מחמאות!) אבל זה ההבדל בין להיות עסוקים ובין להיות אפקטיביים.

אז מהי התוצאה הרצויה לפי משנת הקרציה? הרבה פעמים העצות לגבי אפקטיביות מתמקדות בתמונה הכללית. אני טיפוס פרקטי ואני אומרת - דווקא לא. יש זמן ומקום לתמונה הכללית, בזה תתעסקו אצל יועצים אחרים למינהם, אבל לא כרגע.

אם המטרה היא לחצות את מדבר סהרה עדיף לא לדמיין מול העיניים קילומטרים על קילומטרים של חול אלא להתמקד במשימות שיקדמו אותי למטרה. למשל ללכת למלא את הבקבוקים במים או לקנות ביטוח גמלים (עכשיו במבצע, אל תדחיינו).

התוצאה האפקטיבית תהיה משימה אחת מוגדרת ומדידה בדרך למטרה: לכתוב ראשי תיבות לפרק בסמינריון, לעבוד עוד שעתיים על תוכנת העריכה או לכתוב 1000 מילים. היא לא מביאה אותנו לסוף הדרך אלא היא שלב בדרך למטרה הכוללת.

ברגע שיודעים מה התוצאה האפקטיבית צריך למצוא את הדרך הכי עצלנית להגיע אליה. כן, אמרתי עצלנית. מי שקרא את הפוסט הקודם כבר יודע. ומי שלא, תפתחו את זה בצד ותקראו אחר כך, אבל לא עכשיו.

אז איך להיות אפקטיביים בעבודה או בפרוייקטים שלכם? הנה כמה טיפים שיזכירו לכם לסגור את החלונות ולהיות אפקטיביים בעבודה שלכם:

1. להתפקס. אפקטיביות זה אומר שהורדנו את הראש והתמקדנו בסיום המטלה, בלי לחשוב יותר מידי על הפרויקט הכללי. תחשבו כמו חיית טרף, העיניים מפוקסות על ארוחת הערב של היום, לא על כל הג'ונגל. ואני לא מתכוונת לארוחת הערב שאתם צריכים להכין אחר כך, זה לא נקרא להתפקס. משימה אחת בלבד.

2. לדייק. כן, מילה מעצבנת, אני יודעת. להגדיר את המשימה האפקטיבית באופן מדוייק. לדוגמה, אתם יכולים להגדיר לעצמכם משימה בסגנון "לכתוב 3,000 מילים", לקחת את המשפחה למלון מבודד ולמצוא את עצמכם כמו ג'ק ניקולסון ב"ניצוץ" כותבים שוב ושוב את אותו המשפט. אז לא, ג'ק. היום היית צריך להגיד לעצמך לכתוב 3,000 מילים על הדמות הראשית ברומן שלך. חשוב לדייק. ועזוב את הגרזן, ג'ק, זה לא הזמן לעבודות בית.

3. קיצור תהליכים. האם שיטת העבודה שלכם יעילה? האם יש איזו דרך לקצר תהליכים, לחסוך זמן וכך גם להפוך את הביצוע לפחות נאחס?

4. למה אני צריכה לעשות הכל בבית הזה? כשמדברים על אפקטיביות אנחנו הרבה פעמים מאשימים את האינטרנט והרשתות החברתיות בהסחות דעת. אבל לרובנו יש הסחות דעת בצורה של בית לנהל, משימות בעבודה, צאצאים להאכיל ועוד ועוד. אני יודעת, זה נורא שאני לא יכולה רק לקרצץ כל היום. אמנם אי אפשר לעשות "השתק" לצאצאים אבל אולי אפשר להפיל אותם על מישהו אחר לכמה שעות? כנ"ל הכנת ארוחת הצהריים, תליית הכביסה או המייל מלקוח שגם הקולגה שלכם יכול לענות לו. כן ,כן, גם בעבודה אפשר להגביר את האפקטיביות באמצעות העברת משימות חשובות פחות לאחרים. נכון, זה סותר את האמונה הפולנית שלי שהעולם יפסיק להסתובב על צירו אם אני לרגע אחד לא אדאג להכל. אבל לפעמים אין ברירה, ואם אני מצליחה לחיות בשלום עם הפרדוקס הזה אני משוכנעת שגם אתם תצליחו.

5. לשים במקום. כמה פעמים שמעתם את המשפט "אם היית שמה את זה במקום היית יודע/ת איפה זה?" אז תוסיפו עוד פעם אחת לרשימה. כמה זמן מתבזבז על חיפוש המחברת? על פינוי הכיסא מהכביסה של אתמול? על מציאת הקובץ הנכון עם השם המקורי: ".docגרסה.סופית.2.5.הפעם.באמת_6"? מקום יעודי לכל מה שצריך בשביל הפרוייקט יעזור להתחיל את המשימות מהר, וכן זה גם כולל תיקיות מסודרות במחשב, ניירת במשרד או ספרי לימוד.

ואם דיברנו עד עכשיו על ניצול מיטבי של אנרגיה אז הנה דרך הכי טובה איך להפסיק לבזבז אותה. אם זה בעבודה, בהגשמת החלום שלכם או בלימודים, גשו למשימה באופטימיות והפסיקו לשפוט את עצמכם ולשקוע במחשבות על איך לא תצליחו, כמה שאתם לא טובים, ואיך חבל שבכלל התחלתם.