שיטת המדיח לטיפול במשימות
מאז שפתחתי את העסק, אני מקבלת בקשות בסגנון "הילה, איך את יעילה כ"כ?? למדי אותי איך לנהל את המשימות שלי ככה שלא אטבע בהן". אז החלטתי לחלוק איתך את השיטה שאני משתמשת בה למעקב אחרי משימות, מה שנקרא בלשון העם "טו דו ליסט" ובלשון שלי "שיטת המדיח".
אזהרה!
"שיטת המדיח" לא מתאימה לכולם. היא מצריכה מחויבות יומיומית על מנת שהיא תעבוד ומעט אובססיביות. מצד שני, היא מוכיחה את עצמה כבר מעל 5 שנים עבורי, יעילה ביותר, וטרם מצאתי טובה ממנה (כלומר מישהו-שמנהל-את-המשימות-שלו-טוב-ממני-מבלי-להרגיש-מוצף יותר).
אפשר להתקדם על אחריותך בלבד.
אז שנתחיל בהקדמה?
ובכן, בשביל שמדיח הכלים יוכל לעשות את עבודתו ביעילות יש כמה פעולות שאנחנו, בני האנוש, צריכים לעשות עבורו כמו:
להכניס את הכלים לתוך המדיח (עדיף לפי הסדר הנכון)
לזכור להפעיל אותו בזמן הנכון (בלילה כדי שהם יהיו נקיים בבוקר)
וכמובן להוציא ולסדר את הכלים בארון אחרי שהם נקיים (או ישר לשולחן לאכול מהם, שזה הכי כיף ויעיל).
אם נעשה את כל אלו יהיו לנו כלים נקיים באופן שוטף.
ככה גם עם רשימת המשימות שלנו - אם נדאג לתחזק אותה היטב היא תעזור לנו להיות יעילים ואפקטיביים יותר.
לכן בשיטת המדיח נסתכל על רשימת המשימות שלנו כמו כלים העומדים לניקוי במדיח:
יש משימות בגדלים שונים (צלחות, כוסות, מזלגות, סירים), אנחנו מכניסים את המשימות לרשימה (למדיח) והמדיח עושה בשבילנו את העבודה ו.. ובכן, מנקה את הכלים.
איזה מדיח כדאי לקנות?
(או: באיזה אפליקציה כדאי לי להשתמש?)
ישר לקנות?? אפשר להתחיל מלהשאיל.
אני אישית אוהבת להשתמש בג'ימייל לרכז את המשימות שלי אבל זה לא אומר שזו הדרך הכי טובה והיחידה, זה פשוט מה שעובד עבורי. אני מזמינה אותך לחפש לך אפליקציה אחרת שתתאים לשיטת המדיח, יש לא מעט מהן ולא נדון בהן במסמך הזה.
מה צריכה לכלול אפליקציה שמתאימה לשיטת המדיח?
-
מקום שאפשר לרשום בו רשימה.
-
שיש לו אופציה של סנוז (נו, טיפה סבלנות, תכף אני אסביר).
-
שאפשר למשוך אליו את המיילים שלך באופן אוטומטי.
-
נגיש בכל מקום (לא מחברת ששוכחים בבית תמיד).
אני ממליצה להתחיל עם ג'ימייל למען התרגול ומקסימום אח"כ להעביר את ההתנהלות לאפליקציה האהובה עליך. אני יודעת שזה נשמע מוזר להשתמש במייל למשימות, אבל אפשר לסמוך עלי שאני יודעת מה אני עושה, בכל זאת, אני תמיד צודקת.
אבל הילה, למה את משתמשת במייל בכלל?
זה נורא משונה
או, טוב ששאלת:
מיילים הם סוג של משימות - צריך לקרוא אותם, לענות להם, לתייק את הקובץ שהגיע איתם, לקבוע פגישה עם מי שכתב אותם… יש לי כבר סחרחורת רק מלחשוב על דוגמאות. לכן, במקום להפוך כל מייל למשימה בתוכנה ייעודית אני מראש מכריזה שאפליקציית המיילים היא אפליקציית המשימות וככה כל המשימות מופיעות במקום אחד באופן אוטומטי.
בונוס נוסף לשימוש באימייל לרשימת המשימות הוא פשוט - כמו כלים בכיור - קשה להתעלם ממנו. המיילים מגיעים לפלאפון שלך 24/7, וגם למחשב של העבודה או לטאבלט, ולא צריך לרוץ לחפש את המחברת (שנמצאת עכשיו בבית על השולחן, כשאני בכלל בפגישה) או לפתוח אפליקציה נוספת כדי להוסיף, לעקוב או לדחות מועד של משימות.
נגמרו ההקדמות.
נשימה לבטן ונתחיל לעבוד:
שלושה עקרונות מובילים את השיטה הזו ולפיהם בנוי המדריך:
1. ריקון המדיח - או כמו ששמעת עליו במקומות אחרים "אינבוקס-אפס" - זה נשמע מפחיד אבל בשיטת המדיח זה הרבה פחות עבודה ממה שנדמה לך. מבטיחה!
2. מדיח אחד למטבח - רק רשימה אחת להכל ביחד. זה לא יעזור אם נניח את הכלים המלוכלכים בעשרה מדיחים שונים, זה סתם תופס מקום והמדיח אף פעם לא מתמלא מספיק כדי להפעיל אותו.
3. הפעלה יומיומית של המדיח - מעבר יומיומי על הרשימה. משימות, כמו כלים, מתחילות להסריח אם הן יושבות ברשימה יותר מדי זמן ללא התייחסות.
יאללה, לעבודה.
שלב 1: ריקון המדיח
או: אינבוקס אפס
נניח שהמדיח מלא בכלים והמשכת לדחוף עוד ועוד כלים פנימה, קיבלת מדיח מפוצץ שלא נסגר ולא יהיה במה להכין כוס תה (או קפה, אני לא שופטת).
ולכן, כדי שיהיה מקום לשים כלים במדיח - צריך קודם כל לרוקן אותו.
עכשיו אני יודעת - מזמן לא הפעלת מדיח והמייל שלך כרגע נראה כמו כמו ערימה עצומה של כלים שצורחים עליך שהם צריכים ניקוי או שהם שוברים את עצמם והולכים לפח. וקראת וניסית מיליון שיטות לרוקן ולסדר את המייל והסתבכת עם מיליון תגיות ותוויות וסידורים ועניינים ואלוהים ישמור רק בא לך לא להכנס למייל יותר לעולם.
אל דאגה, ב"שיטת המדיח" ניקוי האינבוקס הוא קליל כמו כפתור ההפעלה במדיח. בעזרת שני כלים פשוטים שקיימים בג'ימייל ננקה את התיבה צ'יק צ'ק:
הכלי הראשון: ארכיון (הבוידעם)
כמו סט החרסינה שירשת מסבתא ואין לך לב לזרוק, גם מיילים לא חייבים למחוק ואפשר לשים אותם בארכיון שהוא הבוידעם של המייל. שם המייל לעולם לא ילך לאיבוד ותמיד אפשר לחפש אותו, ומצד שני הוא גם לא ישב לך באינבוקס ויתפוס את העין.
לעיתים הבעיה הגדולה בריקון המייל היא שאנשים חושבים שהם צריכים למחוק מיילים וזה מלחיץ אותם, וזה ברור כי מי רוצה לזרוק לפח סטים של חרסינה מסבתא. אין צורך במחיקה, ארכייב משיג את אותה פעולה בלי הלחץ שלא יהיה לנו יותר את המייל המופלא הזה שמספר שיש מבצע 1+1 על כל הגטקעסים.
מיועד ל:
כל המיילים שסיימת לטפל בהם אבל לא רצית למחוק אותם כי יש בהם משהו שחשוב לך לזכור כמו סיסמאות או תמונות של הילדים מגן שושנה.
טיפ מבריק!
אל דאגה, למצוא את המייל אח"כ יהיה בדיוק כמו למצוא אותו באינבוקס, פשוט עושים חיפוש רגיל. זה לא בוידעם שצריך לטפס לתוכו ולחטוף התקף אסטמה.
הכלי השני: סנוז (טיימר)
כמו בשעון המעורר, פעילות הסנוז גורמת למייל להעלם ולחזור מחדש בשעה שקבענו. הפעולה הזו אומרת לג'ימייל "אני לא צריך את המייל הזה עכשיו אבל ביום שלישי בשעה 12 אצטרך אותו מאוד". ואז ג'ימייל לוקח את המייל ומעלים אותו מהאינבוקס עד ליום שלישי בשעה 12. כמה מופלא.
יאללה לעבודה!
נתחיל כרגע מלעבור על המיילים שלך ולעשות לכולם ארכייב או סנוז (למתי? אפשר למחר, העיקר שיהיה ריק בעיניים). אנחנו פשוט נרוקן את המדיח, סליחה, התיבה. אין שום סיבה להתעסק בהם, האינבוקס שלך יכול להגיע לאפס ממש תוך כמה דקות. יעזור לך אם אני אסתכל עליך בזמן הזה? הנה
שלב 2: מדיח אחד - רשימה אחת.
רק אחת!
אחת הבעיות הנפוצות שאני נתקלת בהן אצל מקורצציי היא ריבוי מיותר של רשימות: רשימה לעבודה ורשימה לבית ורשימת קניות ועוד ועוד. כשיש לנו רשימה שונה לכל נושא וכל רשימה כתובה באפליקציה אחרת - הסיכוי שנשכח ונאבד אותן גדל, שלא לדבר על איך להחליט מתי להשתמש באיזו רשימה.
כמו שלרוב האנשים יש מדיח אחד, ככה גם אין צורך ביותר מרשימה אחת. בשיטה הזו אין סיר בכיור, כוסות על השולחן וצלחות שמחכות חודש לשטיפה במדיח, הסירים והכוסות נכנסים כולם לתוך אותו המדיח ושם הם נשטפים.
כל משימותיי שוות - אם הן של הבית או של העבודה או של אחד מתחביבי הרבים, כולן חיות להן יחדיו באותו מקום ובאותה אפליקציה.
איך להוסיף משימות לרשימה?
אחרי שאני שותה תה ויש לי כוס מלוכלכת אני מכניסה אותה למדיח - איך נכניס את המשימות למדיח?
כשיש לי משימה חדשה שעולה לי בראש אני כותבת לעצמי מייל שיש לו רק כותרת, הכותרת היא המשימה. למשל "להעלות פוסט לבלוג" ושולחת אותו לעצמי.
המייל הזה הופך לחלק מהרשימה שלי. לאורך היום אני נכנסת למייל ובודקת מה יש לי לעשות וכשאתקל במייל הזה אני אבצע אותו.
סיימת משימה? נפלא!
נארכב מיד את המייל כדי שלא יופיע סתם מול העיניים.
לארכב ולא למחוק, זה הרבה פחות מלחיץ וככה תמיד אפשר למצוא אותו אם צריך.
נתקלת במשימה שאי אפשר לבצע עכשיו?
משימות שאני לא מתכננת להגיע אליהן היום אני עושה להן סנוז למחר או למתישהו אחר שאני חושבת שכן ארצה להגיע אליהן בו. נגיד כתבתי לי לקנות חלב לתה במכולת אבל אני בכלל בבית עכשיו, אני פשוט עושה סנוז לזמן הרלוונטי שבו אהיה במכולת או ליד המכולת, או נניח ל-2.0 יש חוג בקניון פעם בשבוע אז כל המשימות הקשורות לקניון עוברות סנוז ליום הזה.
טיפ מבריק!
לפעמים אני עושה סנוז גם לכמה חודשים או שנים קדימה (נניח תזכורת לחדש דרכון בעוד 3 שנים או תזכורת לכתבה שחזתה שלא ננהג יותר בעוד 20 שנה).
יאללה, לעבודה!
עכשיו הזמן לשבת ולהכניס את כל הרשימות שלך לתוך המייל לרשימה אחת ארוכה.
מייל לכל משימה.
נו, אני מחכה.
שלב 3: להפעיל את המדיח פעם ביום
מעבר יומיומי על הרשימה
המשימה הכי חשובה בכל המדריך הזה, שאם רק היא תתבצע כבר החיים שלך ישתנו - כל ערב וערב לעבור על המשימות ולתכנן את היום למחרת.
כל ערב אני מסתכלת ביומן שלי לראות איזה פגישות ומחוייבויות מתוכננות לי למחר ואז עוברת על המשימות שעשיתי להן סנוז למחר (יש תיקיית סנוז בג'ימייל, אפשר לראות אותן שם) ומחליטה מה נשאר למחר ומה נדחה ליום אחר. על הדרך אפשר גם לארכב מיילים של משימות שהתבצעו בלי לשים לב או סתם לא רלוונטיות יותר.
זו לא דחיינות אם זה מתוכנן!
כן, אמרתי כל ערב וערב. כמו המדיח שמפעילים אותו כל יום כדי שלא יחסרו כלים, השאיפה היא כל יום בערב להגיע למדיח ריק ומוכן להפעלה למחר (אינבוקס אפס).
אני צריכה להגיד כל דבר שלוש פעמים?
זה סופר חשוב להיות קצת אובסיסיביים לרשימה הזו, אחרת שוב פעם תיווצר הצפה גדולה ויהיה כיור גדוש. (מה שכן, כל הצפה ניתן לפתור ע"י סנוז או ארכייב זריזים).
טיפ מבריק!
אני אוהבת לבחור באיזה שעה המשימה תקפוץ חזרה לאינבוקס, שלא כולן יציפו ביחד - למשל, את כל משימות הכתיבה שלי אני מתכננת לשעה שש בבוקר לפני שכולם מתעוררים (כן כן, אני מחמש על הרגליים, אני כבר אנוח בקבר). משימות כמו גבייה ובירוקרטיה פשוטה אני מתכננת לשמונה בבוקר וטלפונים לשעה תשע (כי לא, זה לא מנומס להתקשר לאנשים לפני הקפה, פשוט לא). קניות וסידורים של הבית אני בד"כ מתכננת לשעה שלוש אחר הצהריים, אחרי שהילדים בבית.
כמובן שכל אחד והשעות שנוחות לו לפי המשימות הרלוונטיות לו ויש ימים שגם השעות האלו משתנות.
יאללה, לעבודה!
זה הזמן לשבת ולעשות סדר בכל המשימות שהכנסת לרשימה בשלב הקודם, להחליט מי להיום ומי לסנוז ולמתי הסנוז שלה.
סיכום
זהו, אם עברת על כל השלבים, עכשיו תיבת המיילים שלך אמורה להיות מושלמת בדיוק כמו שלי- ובה אפשר לראות רק את המשימות לביצוע עכשיו עכשיו, אבל עדיין הכל נמצא שם ברקע אם צריך ומחכה לצוץ ברגע הנכון.
כל מה שנשאר זה לזכור לעקוב אחרי שיטת המדיח בצורה יומית ושבועית, ולהוסיף משימה לשלוח לי מכתבי תודה והערצה.
